来場予約のお礼メールを送るメリット

お客様が来場予約をしてくれた際、予約してくれたタイミングでお礼メールを送ることで、以下のようなメリットにつながります。

お客様と良好な関係を築きやすい

まずはお客様が予約してくれたことに、感謝の気持ちを伝えるためにもお礼メールを送りましょう。お礼の言葉があることで、お客様が主催者側に抱く印象も変わってくるはずです。お客様との良好な関係を築くためにも、お礼メールは欠かせないコミュニケーションの一つです。

予約完了を適切に伝えられる

来場予約のお礼メールを送ることで、お客様に“予約を受付した”ということを伝えられるメリットがあります。

反対に予約ができていても主催者側から何の反応もなければ、予約できているのか確証が得られず、不安な気持ちになってしまうでしょう。お礼メールはお客様にとっては予約できたことの証明にもなるため、できる限り早めに送ることが大切です。

予約内容を再確認してもらえる

お礼メールには、予約内容に間違いがないかを再確認してもらえるメリットもあります。メールに記載する内容は、お礼の言葉だけでなく、予約した日時や人数、コース内容などを記載しておきます。そうすることで、予約内容に間違いがないかチェックしてもらい、予約間違いや当日の勘違いを防止できます。

予約忘れを防げる

セミナーやイベントなどの予定は、期間があくとうっかりと忘れてしまうというケースも少なくありません。そのためお礼メールを送っておくことで、予約の内容を振り返って確認してもらえるメリットがあります。また予約忘れを防ぐためには、予定の数日前に送るリマインドメールも効果的です。

来場予約のお礼メールの作成例

お礼メールの例文を簡単に紹介します。

件名

【予約完了のご連絡】〇／〇開催 〇〇セミナー

本文

〇〇様

この度は、〇〇セミナーをご予約いただき、誠にありがとうございます。

ご予約内容は以下のとおりです。

ーーーーーーーーー

【〇〇セミナー】

開催日時：〇月〇日（〇曜日）〇時―〇時

参加人数：1名

開催場所：〇〇（詳細の地図URL）

アクセス：〇〇線〇駅 徒歩5分

持ち物：筆記具

セミナーの詳細プログラム（URL）

ーーーーーーーーー

キャンセルやお問合せは、こちらからご連絡をお願いいたします。（URL）

それでは当日のご来場を心より、お待ちしております。

署名

〇〇株式会社

〇〇セミナー事務局

住所：

電話番号：

メール：

URL：

来場予約のお礼メールを作成する際のポイント

来場予約のお礼メールを作成するポイントについて、以下にまとめました。

記載内容の誤りに気を付ける

お礼メールを作成したら、記載内容に誤りがないかチェックします。文章の誤字脱字はもちろん、予約情報はとくに注意して確認が必要です。もしも開催日時や場所などの情報に誤りがあれば、当日来場できないというような大きなトラブルにつながる恐れもあります。送信する前に、慎重にチェックしましょう。

適切なタイミングで送る

来場予約のお礼メールは、なるべく早く送信するのがポイントです。予約が適切に行えたかを通知する役割もあります。送信が遅れるとお客様に不安な気持ちにさせてしまうため、できるだけ早く送信するようにしましょう。

用件がひと目でわかる件名で送る

お礼メールの件名は、ひと目でわかるようにするのが作成ポイントです。わかりにくい件名だとほかのメールに埋もれてしまい、お客様に気づかれない可能性があります。件名には、「予約完了」や「イベントの名称」を記載しておきます。またカッコや記号を使うと、目立ちやすくなるためうまく活用するのがおすすめです。

簡潔にわかりやすい文章で作成する

メールの本文はわかりやすく、簡潔にまとめましょう。予約内容の重要な部分は、箇条書きにすることで見やすくなり、区切り線を挿入しておくとより視認性が高まります。記載したい内容が多くなる場合は、URLを記載して詳細ページに誘導するのも一つの方法です。

まとめ

企業がセミナーイベントなどを開催するとき、予約者にお礼メールを送信することで多くのメリットにつながります。来場予約をしてもらったらそのまま当日を迎えるのではなく、忘れずにお礼メールを送りましょう。