リマインドとは？

リマインドとは、英語の「remind」に由来する言葉で、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味があります。日本のビジネスシーンでは、相手に思い出してもらうために再連絡することを指し、「念押しする」「再確認する」といったニュアンスで使われます。

リマインドが必要な理由

リマインドが必要な理由は、予定や期限をうっかり忘れることを防ぎ、業務を円滑に進めるためです。 たとえば、重要な会議への出席や、プロジェクトに必要な資料の提出など、必ず期日を守ってほしい場面があります。もし相手が忘れてしまい、「会議当日に欠席する」「納期までに提出がない」といった事態になれば、スケジュールの遅延や業務の停滞につながりかねません。

リマインドを行うことで、相手が予定や期限を思い出し、適切に対応できる余裕を持たせられます。これにより、予定どおりに業務を進めることが可能となり、トラブルの回避に役立つのです。

リマインドを行うべき場面

リマインドが効果的な場面について、代表的な例を挙げてみましょう。

重要な会議や打ち合わせのリマインド

日時や場所を再確認してもらうことで、うっかり忘れや伝達ミスを防ぎます。仮にスケジュールに調整が必要な場合でも、早期対応が可能です。

書類提出期限のリマインド

提出期限を守ってもらうために、納期が近づいていることを知らせます。これにより、提出もれを減らし業務の遅延を防止します。

参加者の出欠確認のリマインド

イベントや会議の出欠を確認することで、欠席者を減らし、出席率を向上させることができます。

リマインドの方法

リマインドにはいくつかの方法があります。それぞれのメリットや適切な活用シーンを見てみましょう。

メール

メールは、複数の相手に同時に送信できる点がメリットです。また、添付ファイルで詳細な情報も共有できます。書面として記録が残るため、後から内容を確認できる利点もあります。 適した場面：

• 会議やイベントの開催通知

• 資料提出期限の連絡

• タスク進捗の確認

ただし、相手がすぐに確認できない可能性があるため、スケジュールに余裕がある場合に最適です。

電話

電話は、リアルタイムで相手とコミュニケーションを取れるのが強みです。緊急性が高い場合や、詳細な打ち合わせが必要な際に効果的です。ただし、時間帯を考慮しないと迷惑になる可能性があるため、事前の配慮が必要です。

チャット

チャットはリアルタイムでやり取りできるため、ちょっとした進捗確認や軽いリマインドに向いています。また、複数の相手と同時に会話できるため、グループでの情報共有にも便利です。

リマインダー機能

スマートフォンやPCのリマインダー機能を活用すれば、自動で通知することが可能です。定期的な会議や特定の期日のタスクなど、スケジュール管理に役立ちます。

口頭

直接伝える方法は、表情や反応を確認しながらリマインドできる点がメリットです。ただし、聞き間違いや記録が残らない点には注意が必要です。重要な内容の場合は、後からメールなどで再確認するのがベストです。

リマインドを行う際の注意点

リマインドを行う際には、以下の点に注意しましょう。

当日や直前は避ける

リマインドを当日や直前に行っても、スケジュール調整や準備が間に合わない場合があります。余裕を持ってリマインドすることが大切です。

ビジネスマナーを守る

リマインドは相手のために行うものですが、不快感を与えないためにも、丁寧な言葉遣いや配慮が必要です。

簡潔に案内する

リマインドは重要なポイントだけを簡潔にまとめることが大切です。長文だと相手に負担をかける可能性があるため、必要な情報に絞りましょう。

まとめ

リマインドは、予定や期日を忘れさせないための重要なアクションです。適切なタイミングや方法で行うことで、業務のスムーズな進行をサポートできます。メールや電話、チャットなどの手段を活用し、相手の状況に合わせたリマインドを心がけましょう。