人材紹介事業は売上拡大のために、質の高い求職者を積極的に企業に紹介し、内定に結びつける必要があります。
しかし、転職意欲の低い求職者へのアプローチが負担となり、意欲の高い求職者や企業とのコミュニケーションに充分な時間を割けない事業社も少なくありません。
この記事では、人材紹介事業のよくある課題や解決方法を紹介します。後半ではオートコールによる効率化についてもまとめました。この記事を参考にすれば、人材紹介事業の求職者への対応を効率化できます。
人材紹介事業の主な業務内容
人材紹介事業とは、就職・転職を希望する人と従業員を雇いたい企業をマッチングさせる事業です。大きく分けて、求職者向けの業務と採用企業向けの業務があります。
求職者の転職・就職支援
求職者向けへの転職や就職支援は、人材紹介事業の重要な業務の一つです。大きく分けて、次のようなサービスを求職者に対して提供しています。
応募前のキャリア支援
応募の代行やスケジュール調整
応募書類の添削
選考に関する情報提供や対策
内定獲得後の条件交渉
人材紹介事業社に登録した段階では、就職・転職先の希望条件やキャリアプランが定まっていない方もいます。そのような方に、キャリアに関するアドバイスや希望に合った求人を紹介するのが、人材紹介の主要な業務の一つです。
応募先が決まったら、手続きや求人先の企業とのスケジュール調整などを代行します。また、求人に応募する際には職務経歴書や履歴書などの書類が必要です。これらの書類の取りまとめや添削、作成代行を行う人材紹介事業社も少なくありません。
書類選考を通過すると、次に行うのは面接を中心とした選考プロセスの支援です。自分が担当する求職者が優位に選考を進められるよう、面接相手の情報や想定問答などの情報提供をします。求職者が面接に慣れていない場合は、模擬面接など選考に向けた対策も必要です。
求職者が内定を獲得したら、年収・時給などの給与交渉や、入社タイミングの調整をします。
せっかく選考を通過しても、条件が合わず見送りになるケースは少なくありません。休職者・企業双方の希望を踏まえて、交渉を進めます。また、転職の場合は求職者の退職タイミングを踏まえて、トラブルが起きないように慎重に入社時期を調整しなければなりません。
以上のように、求職者をキャリアプランの整理から就職・転職の実現まで支援するのが、求職者向けの業務です。
企業向けの採用支援
人材紹介事業は、企業がニーズに合った人材を採用する支援も行っています。対企業で行う主な業務は次の通りです。
ニーズに沿った求職者の紹介
採用に関するコンサルティング支援
採用活動の一部代行
求人票を見て応募してきた求職者を紹介するのが、企業向けの基本的な業務の一つです。全ての応募者を紹介するとは限らず、企業のニーズや求める要件に合致する求職者に絞って紹介し、選考を進めるか相談しています。企業が紹介された候補者の選考を進める判断をしたら、その後のスケジュール調整も行います。
また、採用に関するコンサルティング支援を行う人材紹介事業社も少なくありません。組織の人材構成を踏まえた採用計画や必要な人数・求める要件・採用方法などを整理して、採用戦略を立案する業務です。戦略が採用されれば、自社の人材紹介を介して戦略に即した人材紹介を実行します。
一部の採用業務を代行する人材紹介事業社もあります。求人票のWebサイトへの登録や、スカウトメールの送付、書類選考や面接の代行などを行い、企業の採用関連の負担を削減する業務です。
以上のように、企業向けの業務では、ニーズに合った求職者の紹介を中心としつつ、企業の採用のコンサルティングや一部作業の代行を行います。
就職・転職支援の4つの集客課題
人材紹介業の求職者への就職・転職支援では、主に次のような点が課題になりがちです。
集客に工数がかかりすぎる
効率的な集客方法がわからない
集客した求職者の内定獲得率が低い
意欲の低い求職者の対応が負担に
以上の課題により、労力を割いた割に内定者が出ず、企業からの紹介料が増えないことに悩む人材紹介事業社が多く見られます。
集客に工数がかかりすぎる
企業が要求する質・量の求職者を集めるために、スカウトや求職者への連絡に多大な工数がかかっている人材紹介事業社は少なくありません。売り手市場の環境下で良質な求職者を多数集めるため、必然的にスカウトメールや電話の量が多くなります。
集客に多くの工数を割いた結果、企業向けの営業活動や選考が進む求職者へのケアに割く時間が不足しがちです。企業が求める人材のヒアリングや採用戦略の提案がおろそかになり、さらに集客の精度が下がる悪循環に陥ります。
効率的な集客方法がわからない
さまざまな集客方法があるなか、費用対効果の高い集客方法がわからず、非効率な集客活動を行う会社も少なくありません。
求職者の集客方法には、たとえば次のような方法があります。
転職サイトのスカウトメール
求人ポータルサイトへの掲載
自社でLPやオウンドメディアを制作して集客
求職者からの紹介
いずれの方法にしても、求職者から反応があれば電話やWeb面談でフォローして求人紹介や応募を進めるプロセスが一般的です。しかし、求職者の反応が少ない、もしくは企業ニーズに合わない求職者ばかり集まることに悩む人材紹介事業社は少なくありません。
集客した求職者の内定獲得率が低い
求職者を紹介しても、なかなか内定獲得まで進まないことに悩む人材紹介事業社もいます。人材紹介事業の多くは、内定者に対する紹介料が主たる売上となるため、いくら求職者を多く応募させても内定に至らなければ売上につながりません。
効率よく売上を実現して企業との関係性を深めるためには、企業のニーズに合った求職者からの問い合わせを獲得して、応募に誘導する必要があります。
意欲の低い求職者の対応が負担に
スカウトメールや求人ポータルサイトは手軽にコメントや返信できる仕様になっているため、転職意欲の低い求職者から反応が来るケースも少なくありません。返信を受け取った時点で転職意欲を把握するのは困難なため、一人一人電話や面談で意欲を判断する必要があります。
転職意欲の低い求職者が企業のニーズに合い、さらに内定獲得まで至る確率は低いでしょう。それでも、個々の電話や面談に多大な工数を割かなければなりません。その結果、意欲の高い求職者へのアプローチや企業向けの営業がおろそかになる恐れもあります。
転職意欲の低い求職者へのアプローチを効率化する4つの方法
転職意欲の低い求職者への対応を効率化する方法は、次の4点です。
集客チャネルごとの効果測定
人材紹介システムの活用による自動化
スケジュール管理の効率化
電話対応の自動化
業務効率化により生まれた時間を、意欲の高い人材の支援や企業との連携強化に活用しましょう。
集客チャネルごとの効果測定
集客チャネルごとに効果測定をして、転職意欲が高い求職者が集まりやすいチャネルを確認しましょう。単なるチャネルごとの応募数だけでなく、面談設定率、面接実施率や内定率も調査してください。
そのうえで、内定につながる求職者を効率よく集められるチャネルを積極的に使いましょう。
人材紹介システムの活用による自動化
人材紹介システムを活用すれば、求職者の支援業務のさまざまなプロセスを自動化・効率化できます。
求職者情報・求人情報の管理
マッチングの効率化機能
選考状況の管理
人材紹介システムでは、求職者や求人の情報を一元管理できます。各種求人媒体を経由して獲得した求人情報の管理や、求人票の管理・求職者への紹介が効率化されます。
また、求職者と求人のマッチングを自動で実施する機能もあります。マッチング率の高い求職者へ重点的にアプローチすれば、意欲の低い求職者に割く時間を減らせるでしょう。
選考状況をシステム上で一元管理できるため、選考が進んで内定に近い求職者を忘れずにケアできます。
スケジュール管理の効率化
スケジュール管理をツールで効率化すると、無駄なコミュニケーションを減らせます。意欲の低い転職者は、本人にとって採用面談・打ち合わせの優先度が低いため、日程調整に手間がかかりがちです。
スケジュール管理ツール上で、空き時間に求職者に予定をセットしてもらう仕組みにすれば、日程調整のためのメール・電話連絡の回数を減らせます。
メール・電話対応の自動化
メール・電話対応を自動化すれば、意欲の低い求職者とのコミュニケーションにかかる工数を減らせます。ツール導入やシステム開発により、あらかじめ作ったテンプレートに基づいてスカウトメールやリマインドメールの自動配信が可能です。
また、電話対応についても、初期的な対応を自動化するサービスがあります。メール・電話の自動化により手間を削減すれば、より意欲の高い相手や対企業とのコミュニケーションにリソースを割けます。
オートコールによる転職意欲の低い求職者へのアプローチの効率化
オートコールサービス「オトコル」を駆使して転職意欲の低い求職者とのコミュニケーションを効率化すれば、業務効率化や紹介する人材の精度向上につながります。
オートコールとは、予め録音しておいたメッセージを設定した条件にしたがって自動発信するシステムです。相手につながらなくても人間の時間を無駄にせずに済み、電話関連の業務負担を大きく減らせます。
オトコルでは、通話者が選択した番号によって発信する内容を分岐させることができます。たとえば、初期的な問い合わせや転職全般の悩みはメールやオトコルの電話で対応し、応募を検討している方のみキャリアアドバイザーにつなぐのが有効です。
キャリアアドバイザーは、転職の意欲の高い求職者や企業とのコミュニケーションに集中できるようになります。
意欲の低い求職者とのコミュニケーションに負担を感じている人材紹介事業社は、ぜひオトコルを導入して業務効率化し、企業ニーズにマッチした求職者を的確に紹介できる体制を整えましょう。
