督促とは？

督促とは、約束や義務を果たすように促すことです。約束した行為が実行されない場合や義務が果たされない場合に、相手に対して行動を促すことを意味します。

ビジネスシーンにおいて、請求の支払い期日が過ぎている場合や、売掛債権を回収できない場合に、相手に支払いを促すために督促することは決して珍しいことではありません。企業や金融機関などが支払いしていない方に対して督促を行うほか、税金の未納者に対して、自治体が督促を行うこともあります。

商品やサービスの提供に対して金銭を回収できなければ、自社の利益にも影響してしまいます。督促は自社の収入を確保するためにも重要な手段であるため、しっかりと方法を把握しておきましょう。

督促の基本的なやり方

それではビジネスシーンでの督促の基本的な方法について解説します。

1.電話やメールで督促する

まずは電話やメールなどで、支払いを督促するところから始めます。最初のステップでは、相手に確認してもらう意味合いで連絡することが適切です。「単に支払いをうっかり忘れていた」「病気やケガなどのやむを得ない事情があった」という可能性もあります。

また請求書の発送が漏れていた、支払い期日などの記載に誤りがあったなど、自社の管理不足が原因の可能性もあります。自身に非があるわけではないにも関わらず、督促の案内が来たら相手は不快に感じるでしょう。

そのため請求書の内容に誤りがないか確認し、こちらに原因がないようであれば、相手に連絡をして確認をするというのが最初のステップです。

2.督促状を送る

電話やメールで連絡しても入金が確認できない場合や、電話に出なかったりメール返信がなかったりする場合は、次のステップとして督促状を作成して送付します。督促状を送る回数にとくに決まりはなく、入金が確認できるまでの間に2〜3回ほど送付するのが一般的です。

また督促状に法的な効力はありませんが、今後、法的措置に入ることを告知して相手に支払いを積極的に促す効果があります。

3.内容証明を送る

内容証明とは、差し出した文書の謄本を郵便局が保管するサービスです。内容証明郵便で督促状を送ると、誰がいつどのような内容を誰宛に差し出したかを郵便局が証明してくれます。そのため、相手は「文書を受け取っていない」と言い逃れることはできなくなります。

内容証明は、相手に対して強いメッセージを残し、後日の裁判での証拠としても活用できる効果があるものです。そのため、相手に督促状を送っても対応してもらえない場合に、最終手段として内容証明を利用するという流れが有効です。

督促状の出し方

督促状には、以下の内容を記載します。

• 宛先

• 発行日

• 差出人

• 表題

• 支払われていない請求の内容

• 法的措置に入ることを告知する内容

宛先

相手が企業の場合は「○○株式会社　御中」とし、やり取りしている担当者がいる場合は部署名や担当者名まで記載します。

発行日

督促状の発行日か送付日を記載します。現時点で請求が支払われていないことを伝えることが重要であるため、この書状をいつ発行したのかを明確にしておく必要があります。また後日、手続きや確認が必要になった際に督促状の特定ができるようにするためでもあります。

差出人

督促状を差し出す側の会社名、部署名、担当者名を記し、上司の記名、捺印をします。

表題

最初の段階では「支払いに関するお願い」など柔らかな表現が適しています。繰り返して送付しても対応されない場合には「督促状」と表記して、支払いを要請する強いメッセージを送ります。

支払われていない請求の内容

督促状に何の請求に対する督促であるかを明記するとともに、請求金額や支払期日、振込先を改めて具体的に記します。請求内容は誤りがないようにとくに注意して記載します。

また「支払いをする意思はあるのか」を確認する内容も記載してもよいでしょう。

法的措置に入ることを告知

督促状を送付しても適切な対応がされない場合は、法的措置に入ることを検討しなければなりません。自社が検討している今後の方法について、督促状に明記して相手に告知しましょう。

また未払いに関する損害金や延滞利息、再請求手数料などの費用も明記する必要があります。

まとめ

請求を回収できなければ資金繰りが厳しくなり、自社の運営にも悪影響を及ぼす恐れがあります。未払いが発生した場合に適切に対応するためにも、督促の基本的な方法をしっかりと把握しておきましょう。