架電にかかる費用と削減する方法を紹介！

費用の内訳を把握し、それぞれ費用削減に取り組むことで大きな効果が期待できます。架電にかかる費用の内訳は主に以下のとおりです。

• オペレーターの採用費

• 架電の設備

• 通信費

• 架電リスト

• オペレーターの人件費

• 管理者の人件費

オペレーターの採用費

架電業務ではまず、オペレーターを採用するためのコストがかかります。求人募集するために求人広告や媒体に掲載する必要があり、広告費や媒体利用料などがかかります。

そして求人募集以外にも面接や入社後の手続きといった工数もかかるため、コストを計算しておく必要があります。

【削減方法】

オペレーターの採用費を削減する方法は、離職を防ぐことです。オペレーターが長期的に働き続けられる環境であれば、採用費用や工数がかさむことはありません。

新人教育では実務に近い研修をしっかりと行うことが大切です。不安な気持ちを払拭し、慣れない対応によるクレームを防げるため、自信を持って業務に取り組んでもらえます。またオペレーターのモチベーション向上のために、納得できるような評価制度を設けることも大切です。さらにテレワークやフレックス制度など、多様な働き方ができる勤務形態を取り入れることも効果的です。

これらの取り組みによって自身の状況に合わせた働き方ができるため、会社へのエンゲージメントを高め、オペレーターの離職低減につながるでしょう。

オペレーターの人件費

オペレーターの給与や諸手当などの人件費は、架電にかかる費用のなかでも大きな割合を占めています。架電業務においてオペレーターは、顧客と直接会話を行う立場であり、アポイントや成約につなげたりクレーム対応したりと欠かせない存在です。そのためオペレーターの時給単価は、オフィスのほかの職種と比較すると200円前後高い傾向にあり、人件費がかかりやすいという側面があります。

【削減方法】

人件費を削減することは難しいですが、架電業務を効率化して生産性を向上できれば、オペレーターを省人化できます。たとえば架電業務を省人化できるシステムとして、オートコールの導入がおすすめです。オートコールは、電話番号リストにそって自動で架電を行い、あらかじめ録音や合成した音声アナウンスを流して案内するシステムです。

オートコールは自動で大量に架電できることが利点であり、オペレーターが手動で架電する方法よりも大きく生産性を向上できます。

管理者の人件費

オペレーターとは別に管理者の人件費もかかります。架電業務やオペレーターを管理するための人員を配置しなければならず、架電業務の規模が大きいほど、管理者の人件費も比例してかさみます。

【削減方法】

管理者の人件費も、オートコールシステムの導入で大幅に削減が見込めます。オートコールシステムにはスクリプトを設定するだけで架電業務ができ、簡単な操作で処理が行える、便利な機能が備わっています。そのためこれまでにかかっていた社員教育のための工数を低減でき、管理者にかかる人件費削減も実現できます。

架電の設備

架電にかかる費用として挙げられるのが、架電業務を行うための設備やシステムにかかる費用です。

架電業務を運営するためには、デスクに電話機、コンピューター、ヘッドセットなどの設備が最低限必要です。これらにかかる設備費は規模によって大きく異なり、オフィススペースも準備しなければならないため、オフィス契約料や賃料などの費用も考慮しなければなりません。

【削減方法】

設備やシステムの導入時に、費用対効果を検討することが解決策です。上述したオートコールのようにオペレーターの人員を低減できれば、設備の数量やオフィススペースも縮小できます。架電業務を効率化し生産性を向上できるシステムを導入することで、結果として全体的なコストカットが期待できます。

通信費

架電業務では、電話やインターネットを使用するため、回線の契約料や通話料などの通信費が発生します。1件ごとに通話量が発生する従量課金制や月額料金が決まっている定額制など、導入する架電システムによって契約形態に違いがあり、それぞれ発生する料金も異なります。

　【削減方法】

通信費を削減する方法は、自社の架電業務に合わせた契約形態にすることです。どれくらいの架電数が必要かを算出して、大量に架電する必要があれば定額制、件数が限られている場合は従量課金制というように最適な契約形態を選ぶようにしましょう。

架電リスト

架電リストにかかる費用も考慮しなければなりません。架電リストは、自社の商品やサービスに興味がありそうな見込み客や、既存顧客の情報をまとめたリストです。架電リストを作成することで成約率の高い顧客にアプローチできるなどのメリットがあり、架電業務には必要不可欠です。

自社でリストを収集すれば費用はかかりませんが、リスト業者から購入する場合は費用が発生します。

　【削減方法】

リストの購入費用は、1件ごとに料金設定されているプランや、まとめて購入できるプランなどさまざまです。架電リストは業種などを絞り込んで購入もできるため、あらかじめ架電のターゲットを明確にしてから、リストを購入することでムダな費用を抑えられます。

まとめ

架電業務にはさまざまなランニングコストが発生します。それぞれの費用を見直し、長期的な視点で業務改善や費用削減につなげることがポイントです。